La guía del arquitecto para la gestión financiera de TI: todo lo que necesita saber
¿Qué es la gestión financiera de TI (ITFM)?
Fracaso de la ITFM tradicional
La importancia de la gestión financiera de TI para los arquitectos empresariales
Administración de presupuesto de TI y arquitectura de cartera
Los productos digitales necesitan optimización de costos de TI
Por qué la optimización de costos de TI es importante para maximizar el ROI del producto digital
Desafíos comunes de optimización de costos de TI
Mejores prácticas para la optimización de costos de TI
Optimización de costos de TI y desarrollo de productos digitales
Optimización de costos de TI y mantenimiento de productos digitales
Optimización de costos de TI y marketing de productos digitales
Próximos pasos para la optimización de costos de TI
Mejores prácticas para la gestión financiera de TI
¿Qué es la gestión financiera de TI (ITFM)?
IT Financial Management (ITFM) dirige los gastos relacionados con la tecnología de la información. Antes de los días de productos digitales y transformación digital, el enfoque principal de ITFM era el departamento de TI. ITFM incluye elaboración de presupuestos, pronósticos, optimización de costos e informes financieros. El objetivo simple aseguraba que el departamento de TI operara dentro del presupuesto que se le asignó sin dejar de brindar servicios y soporte a la organización.
Fracaso de la ITFM tradicional
Incluso entonces, ITFM a menudo se hizo de manera inadecuada. Convencionalmente, un departamento de TI' era parte de las 'actividades de apoyo' en una organización' cadena de valor. Esto resultó en un ciclo de retroalimentación negativa: las actividades de apoyo se administran para lograr eficiencia y se espera que reduzcan los costos. La prioridad de financiación se centra en las actividades de "producción de valor". Sin una gestión de servicios eficaz y un ITFM sólido, la gestión de TI en función de los costos y la eficiencia era imposible.
Los líderes dirigen sus departamentos para evitar gastos adicionales. Pero sin la gestión de servicios de TI y la ITFM, termina con una simple reducción de costos contraproducente. El adagio financiero predeterminado "corta donde puedas" solo analiza el gasto aislable. Los objetivos financieros simplistas y las decisiones financieras arbitrarias conducen a la degradación e ineficiencia del servicio.
En esta guía, ofrecemos una Arquitecto empresarial guía de ITFM. Brindándole detalles, brindándole ejemplos de cómo evaluar departamentos de TI a través de una lente financiera.
ITFM requiere la colaboración entre TI y otros departamentos. Al trabajar juntos, estos departamentos pueden garantizar que el departamento de TI reciba los fondos para cumplir sus objetivos y, al mismo tiempo, se adhiera a las metas financieras generales de la organización.
Objetivos de un ITFM exitoso
ITFM es el seguimiento cercano de los gastos relacionados con TI. Alinee el informe de gastos preciso con los productos digitales y los servicios de TI. Un éxito Arquitectura TI proporcionará una guía clara de los activos y recursos utilizados por las funciones de TI distribuidas de su empresa. Luego, los equipos optimizarán sus gastos, lo que en última instancia conduce a mayores ganancias.
Optimizar el gasto no es lo mismo que recortar el gasto. Optimizar el gasto requiere comprender el impacto del gasto en TI en la capacidad de su organización para competir y tener éxito en el mercado. Optimizar el gasto requiere equilibrar la eficiencia, la agilidad y el riesgo. Optimizar el gasto requiere contabilizar cada parte de la cadena de suministro de su producto y servicio hasta la entrega al cliente.
Exitoso productos digitales y transformación digital requieren ITFM de extremo a extremo. Nadie dirige una fábrica tradicional sin comprender el costo de producción, las piezas, la distribución y el servicio de garantía. No opere su fábrica digital sin comprender sus costos digitales.
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La importancia de la gestión financiera de TI para los arquitectos empresariales
Eficiencia, agilidad y riesgo. Experiencia del cliente. Posicionamiento competitivo. Estos son todos preocupaciones de las partes interesadas. Cada una de estas preocupaciones tiene un aspecto de costo. Imagine preguntar sobre el costo sin tener en cuenta la agilidad, la experiencia del cliente o el riesgo. Puede ver dónde terminan los "recortes donde pueda", los objetivos financieros simplistas y las decisiones financieras arbitrarias: degradación e ineficiencia del servicio.
Como arquitecto, la gestión financiera de TI es esencial. La necesidad no está orientada a preocupaciones operativas como mantenerse dentro del presupuesto y garantizar que sus proyectos se completen a tiempo y dentro del alcance. Su necesidad se trata de impulsar un cambio efectivo y necesario. Ayuda a sus partes interesadas a tomar decisiones difíciles sobre los métodos, la tecnología y las herramientas que utilizan. Al comprender las implicaciones de diferentes herramientas, tecnologías y métodos, las partes interesadas toman decisiones informadas que se alinean con los objetivos de la organización.
A lo largo de este artículo, utilizamos productos digitales y servicios de TI. Usamos estos dos términos para distinguir algo proporcionado a un cliente externo y algo interno que es parte de su producto digital o permite otras funciones de soporte. La distinción entre quién consume es importante porque las expectativas de eficiencia, agilidad, riesgo, experiencia del cliente y posición competitiva impulsarán las opciones de costo y calidad.
Su trabajo es cortar a través de lo común Desafíos de optimización de costos de TI.
Administración de presupuesto de TI y arquitectura de cartera
Uno de los componentes críticos de ITFM es la gestión del presupuesto. Desde el punto de vista operativo, la gestión presupuestaria eficaz implica la creación de un presupuesto detallado que describa los gastos del departamento de TI, incluidos los costes de hardware, software y personal. La pregunta que falta es ¿cuál debería ser el presupuesto?
Recientemente trabajamos con una organización que está experimentando una transformación digital. Estaban pasando de la entrega clásica de servicios de centro de llamadas a la entrega de productos SaaS y la incorporación de IA en la interacción con el cliente. El desarrollo de software específico de la línea de productos significó que la contratación pasó de los representantes de servicio al cliente a los desarrolladores. Una de las primeras preguntas fue, ¿cuál debería ser el presupuesto completo de TI? Inmediatamente le siguieron preguntas sobre las operaciones de infraestructura de TI adecuadas para SaaS 24x7. Hay una razón por la cual 4el la palanca de transformación digital es 'Transformación de entrega y TI'. La transformación digital requiere un diseño de TI diferente.
El Caso de uso de EA de arquitectura de cartera implica identificar los proyectos e iniciativas necesarios y alinearlos con las metas y objetivos generales de la organización. Este proceso ayuda a garantizar el enfoque en las iniciativas que brindan el valor más significativo a la organización.
Los productos digitales necesitan optimización de costos de TI
Los gerentes de productos principiantes se preocupan por las funciones. Los gerentes de productos exitosos se preocupan por los costos. Desarrollar, operar y mantener productos digitales es costoso y arriesgado. La optimización de costos es fundamental. ITFM puede ayudar a los arquitectos a identificar dónde se pueden reducir los costos sin sacrificar la calidad del producto.
Esto va mucho más allá de las ideas simplistas sobre el uso de servicios basados en la nube en lugar de una infraestructura interna. En cambio, centrar su atención en el retorno de la inversión (ROI) de su producto digital es crucial para el éxito de su negocio.
Por qué la optimización de costos de TI es importante para maximizar el ROI del producto digital
La optimización de costos de TI implica identificar e implementar estrategias que ayuden a las empresas a reducir gastos mientras mantienen o mejoran sus productos digitales existentes y capacidades de TI. Al optimizar los costos de TI, las empresas pueden liberar recursos para invertir en otras áreas que pueden impulsar el crecimiento y mejorar la eficiencia operativa. Esto es especialmente importante para las empresas que operan en mercados altamente competitivos, donde cada dólar puede marcar una diferencia significativa.
Uno de los beneficios clave de la optimización de costos de TI es que puede ayudar a las empresas a maximizar su ROI en productos digitales. Al minimizar el costo de implementar y mantener productos digitales, las empresas pueden aumentar su rentabilidad y mejorar su desempeño financiero general. Además, la optimización de costos de TI puede ayudar a las empresas a mantenerse competitivas al permitirles invertir en nuevas tecnologías e innovaciones que pueden impulsar el crecimiento y mejorar su posición en el mercado.
Desafíos comunes de optimización de costos de TI
Si bien los beneficios de la optimización de costos de TI son claros, existen varios desafíos que las empresas pueden enfrentar cuando intentan implementar una estrategia efectiva de optimización de costos de TI.
Uno de los desafíos más importantes es la complejidad de los sistemas y la infraestructura de TI. Usando enfoques tradicionales, la cantidad de componentes y dependencias hacen que sea imposible identificar e implementar medidas de ahorro de costos sin afectar el rendimiento o la confiabilidad. Debe centrarse en productos digitales (externos) y servicios de TI (internos) para superar la complejidad.
Otro desafío común es la resistencia al cambio. Muchas empresas pueden dudar en implementar medidas de ahorro de costos que requieran cambios en los sistemas o procesos de TI existentes. Esto puede ser especialmente cierto para las empresas que han invertido mucho en su infraestructura de TI y son reacias a realizar cambios que podrían interrumpir sus operaciones.
Finalmente, está el desafío de equilibrar el ahorro de costos con la eficiencia, la agilidad, el riesgo, la experiencia del cliente y el posicionamiento competitivo. Si bien es importante reducir los costos de TI, las empresas también deben asegurarse de que sus sistemas e infraestructura de TI continúen cumpliendo con los requisitos. La única manera de entender los requisitos es un enfoque arquitectónico a productos digitales y servicios de TI.
Mejores prácticas para la optimización de costos de TI
A pesar de estos desafíos, existen varias mejores prácticas que las empresas pueden seguir para optimizar sus costos de TI y maximizar su ROI en productos digitales. Éstas incluyen:
Adopte el pensamiento de servicio de TI basado en la nube
Las soluciones basadas en la nube son formas efectivas de reducir los costos de TI. No nos referimos a comprar servicios de nube pública. Su infraestructura de TI interna en las instalaciones debe ensamblarse como un nube privada. Sin un enfoque orientado a la nube, su cartera de servicios de TI será una pérdida de tiempo.
Debe comprender el costo de crear y mantener sus servicios de TI, así como los costos incrementales de consumir servicios. Las mejores empresas de productos tradicionales de su clase equilibran el costo de realizar la fabricación, distribución y soporte internamente o a través de una cadena de suministro global. Traiga el mismo pensamiento a sus productos digitales.
Con un modelo de servicio de TI sólido, puede llevar el espectro completo de herramientas modernas de la cadena de suministro a las preocupaciones de sus partes interesadas sobre eficiencia, agilidad, riesgo, experiencia del cliente y posicionamiento competitivo.
Realización de un análisis completo de costos de TI
Antes de implementar cualquier medida de ahorro de costos, las empresas deben realizar un análisis exhaustivo de sus gastos en TI. Esto debe incluir la identificación de todos los gastos relacionados con TI y su alineación con los servicios de TI. Una cartera integral de servicios de TI le permite evaluar la calidad y el costo de los servicios. Este análisis puede ayudar a identificar áreas donde pueden estar gastando en exceso y donde se pueden implementar medidas de ahorro de costos.
Subcontratación de trabajo de TI
Convencionalmente, se subcontrataba el trabajo de TI a proveedores externos para reducir los costos de TI. A menudo se realiza sin tener en cuenta el impacto en la agilidad, el riesgo, la experiencia del cliente o el posicionamiento competitivo. Era simplemente un ejercicio de “reducción de costos”.
Arquitectos de Negocios tendrá que proporcionar consejos útiles sobre las funciones de TI. nuestro estándar evaluación de la capacidad empresarial identificará las capacidades por Competencia y Ejecutor. Las capacidades secundarias son candidatas para la subcontratación.
Implementar la gestión de productos digitales
Se requiere una gestión eficaz de productos digitales para cualquier persona que proporcione servicios SaaS o similares a SaaS a sus clientes. Una buena gestión de productos digitales es universalmente útil. Incluso si solo se aplica a su cartera de servicios de TI.
La gestión básica de productos digitales identificará servicios no utilizados o subutilizados, desalineaciones en calidad y costo. Existe una fuerte alineación entre las mejores prácticas Arquitectura TI y gestión básica de productos digitales.Optimización de costos de TI y desarrollo de productos digitales
La optimización efectiva de los costos de TI es esencial para las empresas involucradas en el desarrollo de productos digitales. Además, la optimización de costos de TI puede ayudar a las empresas a reducir el tiempo y los recursos necesarios para desarrollar e implementar productos digitales, mejorando el tiempo de comercialización y reduciendo los costos de desarrollo de productos.
Optimización de costos de TI y mantenimiento de productos digitales
La optimización de costos de TI también es fundamental para las empresas involucradas en el mantenimiento de productos digitales. Al optimizar los costos de TI, las empresas pueden reducir el tiempo y los recursos necesarios para mantener los productos digitales, mejorando el rendimiento y la confiabilidad al tiempo que reducen los costos de mantenimiento.
Optimización de costos de TI y marketing de productos digitales
Finalmente, la optimización de costos de TI también puede ayudar a las empresas a mejorar sus esfuerzos de marketing de productos digitales. Al reducir los costos de TI, las empresas pueden invertir más recursos en marketing digital, mejorando su visibilidad en el mercado y aumentando sus esfuerzos de adquisición y retención de clientes.
Próximos pasos para la optimización de costos de TI
La optimización de costos de TI es una práctica crítica para maximizar su ROI en productos digitales. Si bien existen varios desafíos asociados con la optimización de costos de TI, Mejores prácticas de ITFM y utilizar las herramientas y tecnologías adecuadas puede ayudar a las empresas a lograr importantes ahorros de costos mientras mantienen o mejoran sus productos digitales.
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Mejores prácticas para la gestión financiera de TI
ITFM eficaz requiere una combinación de estrategia, tecnología y proceso. Estas son algunas de las mejores prácticas para ayudar a garantizar el éxito:
- Facilite la colaboración entre departamentos: ITFM requiere la colaboración entre los desarrolladores de productos digitales, los departamentos de TI y otros departamentos de soporte dentro de la organización, como finanzas, adquisiciones y operaciones.
- Establezca metas y objetivos claros: al establecer metas y objetivos claros, los departamentos de TI pueden asegurarse de que se centren en iniciativas que brinden el valor más significativo a la organización.
- Revise regularmente la calidad y los costos de los servicios de TI: el servicio de TI debe revisarse periódicamente para garantizar que la calidad y el costo estén alineados.
Proceso de gestión financiera de TI
El proceso de ITFM generalmente implica varios pasos, que incluyen:
- Gestión de servicios de TI: mantenga el modelo de servicios de TI con opciones competitivas, métricas de calidad, impulsores de costos y costos reales
- Elaboración de presupuestos: mantenga los presupuestos para el desarrollo, las operaciones y el soporte tanto de los productos digitales orientados al cliente como de los servicios de TI internos.
- Pronóstico: predecir gastos futuros en función de las metas y objetivos de su organización
- Optimización de costos: mejore continuamente la posición de costos de sus productos digitales y servicios de TI orientados al cliente. Reduzca continuamente los costos sin sacrificar la calidad, la agilidad, el riesgo, la experiencia del cliente y la posición competitiva
- Informes financieros: generar informes que proporcionen información sobre el rendimiento financiero del producto digital y del servicio de TI. Estos informes son más valiosos que los presupuestos departamentales. La única forma de administrar continuamente el costo de los productos digitales y los servicios de TI es extraerlos y analizarlos por separado.
- Gestión del rendimiento: Supervisar el rendimiento de los productos digitales y los servicios de TI y realizar los ajustes necesarios
Conclusión
La gestión financiera de TI es esencial para que los propietarios de productos digitales y los administradores de TI tradicionales se mantengan dentro del presupuesto. Puede tener éxito alineando ITFM con productos digitales y servicios de TI. Al comprender los conceptos básicos de la gestión financiera, explorar las últimas tecnologías y estrategias para la optimización de costos y seguir las mejores prácticas, los arquitectos brindan consejos útiles. Con consejos útiles, las partes interesadas, los propietarios de productos digitales y los administradores de TI tradicionales pueden tomar decisiones informadas. Garantizando en definitiva el éxito de sus proyectos y de la organización.
Desarrolle sus habilidades de gestión financiera de TI con un enfoque de arquitectura.
