Get EA Done (GTD) durch effektives Zeitmanagement

Nach Ihrer TOGAF-Zertifizierung sollten Sie zunächst ganz von vorne beginnen und Ihre Zeit effektiv nutzen. Wenn Ihnen das gelingt, haben Sie Zeit für alle anderen Punkte auf der Liste, Ihre berufliche Weiterentwicklung und die kontinuierliche Bereitstellung nützlicher Unternehmensarchitektur.

Die Produktivität der meisten Enterprise-Architekten ist erschreckend niedrig. Zwischen den Besten und den Durchschnittlichen klafft eine enorme Lücke. Die hochproduktiven Enterprise-Architekten, mit denen wir zusammengearbeitet haben, sind bis zu 50-mal produktiver. Im Ernst, 50-mal.

Ein Team, mit dem wir zusammengearbeitet haben, brauchte zwei Jahre, um einen Roadmap-Entwurf zu entwickeln. Sie hatten eine Besprechung nach der anderen. Sie zeichneten Tausende von Whiteboard-Bildern. Sie führten viele gute Gespräche. Sie brauchten zwei Jahre, um das abzuliefern, was ich von einem meiner Teams in zwei Wochen erwarten würde.

Nach zwei Wochen wäre mein Team genau am selben Punkt – mit einer ungeprüften Lösung für ein komplexes Problem. Wir wären bereit, die Beteiligten in einen detaillierten Kompromiss gegen konkurrierende Interessen einzubinden. 50-mal produktiver.

Nun gibt es einen Unterschied zwischen der Arbeit meines Teams und der zweijährigen Initiative. Mein Team versteht, dass sie Berater sind und dass ihre Meinung und Entscheidungen ist egal. Wir müssen unsere Arbeit so weit bringen, dass sie für die Stakeholder bereit ist. Dann müssen wir die Stakeholder einbinden, bis sie sich entscheiden oder eingestehen, dass sie die Arbeit aufschieben werden. Das Team suchte zwei Jahre lang nach der eindeutig richtigen Antwort. Ein Geheimnis: Es gibt nie eine eindeutig richtige Antwort.

Um die Produktivität um das 50-fache zu steigern, müssen Sie

1. wissen, welche Frage Sie beantworten müssen
2. wissen, was Sie lernen müssen, um die Frage zu beantworten
3. Sammeln und analysieren Sie, bis Sie eine mögliche Antwort haben
4. Arbeit einstellen

Wir verwenden drei Techniken, um EA fertigzustellen.

Zunächst beginnen wir mit dem Arbeitsprodukt und führen eine Arbeitsaufschlüsselung durch.

Der Arbeitsplan ist eine Liste von Dingen

Enthält 100% der im Umfang definierten Arbeit und erfasst alle zu erbringenden Leistungen
(Intern, Extern, Interim)

Ordnet alle größeren und kleineren Liefergegenstände in einer hierarchischen Struktur an

Jede Zerlegungsebene enthält 100% der Arbeit in der übergeordneten Ebene

Verwendet Substantive – keine Verben

Zweitens verfolgen wir die Arbeit mithilfe eines Kanban-Wissensproduktionsmodells. Diese Arbeitsaufteilung liefert eine Liste der Arbeitsergebnisse. Beginnen Sie mit dem kleinsten Ergebnis und legen Sie los. Wenn Sie es haben, haken Sie es ab. Wenn nicht, führen Sie die Erfassung oder Analyse durch.

Drittens: Bewachen Sie Ihre Arbeitszeit gnadenlos. Wir verwenden die Pomodoro-Technik. Während einer 25-minütigen Arbeitssitzung keine Ablenkungen.

Sie werden erstaunt sein, wie viel Sie produzieren, wenn Sie mit der Frage beginnen, dann die Arbeit identifizieren, um sie zu beantworten, und die Arbeit erledigen.

Klären Sie den Zweck Ihrer Unternehmensarchitektur

Der zweite Schritt im Rahmen Ihrer TOGAF-Zertifizierung besteht darin, Ihre Arbeit am Wertversprechen Ihres EA-Teams auszurichten.

Ich weiß, man hat Ihnen davon erzählt, EA-Leitfaden für Teamleiter und die Leitfaden für Praktiker. Diese Dokumente besagen, dass jedes EA-Team eine Architektur zur Unterstützung der Strategieentwicklung, Portfolioplanung, Projektplanung oder Lösungsbereitstellung bereitstellen kann. Die Frage ist, wo ihr Sponsor und ihre Stakeholder ihre Arbeit erwarten.

Ich kann nicht zählen, wie oft ich gesehen habe Architekten gehen davon aus, dass sie arbeiten müssen, um die Lösungsbereitstellung zu unterstützen während sie ihrer Organisation die Richtung weisende Führung vorenthielten.

Sobald Sie wissen, wo Sie arbeiten sollten, planen Sie Ihre Zeit ein. Achten Sie darauf, wo Ihre Zeit Mehrwert generiert. Achten Sie darauf, wo Ihre Zeit Mehrwert für Stakeholder schafft, nicht für die Umsetzer. Denken Sie daran:, Unternehmensarchitekten den Interessengruppen dienen.

Bedenken Sie, dass die Bearbeitung einer gleichwertigen Portfoliofrage leicht zehnmal so aufwändig sein kann wie die Bearbeitung einer Strategiefrage. Jedes der Projekte im Portfolio kann genauso viel Architekturarbeit erfordern wie das Portfolio selbst.

Wenn Ihr primäres Ziel das Portfolio und sekundär die Lösungsbereitstellung ist, werden Sie leicht 90% Ihrer Zeit für die Lösungsbereitstellung aufwenden. Ihr primäres Ziel ist jedoch das Portfolio. Das bedeutet, dass Sie alle Portfolioarbeiten vor der Lösungsbereitstellung abschließen müssen.

Entwickeln Sie Fähigkeiten zur Analyse der Unternehmensarchitektur

Der dritte Schritt nach Ihrer TOGAF-Zertifizierung besteht darin, die Kernkompetenz der Architekturentwicklung zu stärken. Enterprise-Architekten verdienen ihren Lebensunterhalt mit der Durchführung von Analysen. Das ist wichtig.

Unternehmensarchitekten verdienen ihren Lebensunterhalt nicht mit ihrem Fachwissen. Sie beweisen ihren Wert nicht dadurch, dass sie die Antwort kennen. Deshalb sage ich es noch einmal: Sie verdienen Ihren Lebensunterhalt mit Analysen.

Sie müssen ein System (einen Teil Ihres Unternehmens) untersuchen. Dabei müssen Sie verstehen, wie es funktioniert und welche Ursache die von Ihren Stakeholdern gewünschte Behebung des Mangels hat. Anschließend müssen Sie die am wenigsten aufdringliche Lösung für den Mangel entwickeln. Die von Ihnen entwickelte Lösung wird mit mehreren widersprüchlichen Optionen, Fakten, Einflüssen und Zielen konfrontiert sein.

Sie müssen Ihre Stakeholder durch die Entscheidungen und deren Auswirkungen führen.

Analyse von oben bis unten.

Sie müssen Modelle der realen Welt erstellen. Modelle, die die Quelle der Trauer und die Hebel zur Veränderung hervorheben. Ihre Analyse erfolgt durch die Anwendung des Modells. Sie werden es mit verschiedenen Komponenten, verschiedenen Assoziationen oder Komponentenänderungen versehen.

Ich gehe davon aus, dass Ihre derzeitigen Modellierungsfähigkeiten statische Box- und Linien-Erklärungsmodelle sind. Diese sind kein analytisches Futter. Erklärungsmodelle sind die letzten produzierten Artefakte.

Dieses Thema ist so umfangreich, dass wir den Großteil unserer EA-Schulungen darauf konzentrieren. Schauen Sie sich die Übungen in EA mit TOGAF und Navigate zur Einführung.

Lernen Sie Ihren organisatorischen Rhythmus kennen

Der vierte Schritt nach Ihrer TOGAF-Zertifizierung besteht darin, den Rhythmus Ihrer Organisation zu lernen. Ihre Organisation wird einen normalen Rhythmus und Zyklus haben.

Nutzen Sie die Hinweise zur Arbeitsweise Ihrer Organisation:

• Wann findet Ihre Verkaufskonferenz statt?
• Wann veröffentlichen Sie neue Produkte?
• Wann finden Ihre Vorstandssitzungen statt?
• Wann finden die Offsite-Meetings Ihres Managements statt?
• Wenn Ihr Unternehmen börsennotiert ist, wann endet das Quartal und das Jahr?

Diese geben Ihnen Aufschluss darüber, was den Rhythmus Ihrer Organisation antreibt.

Geschäftsrhythmen

Ihr Geschäftsrhythmus treibt den nach außen gerichteten Wandel voran. In Nordamerika verzeichnen Verbraucherorganisationen nach dem amerikanischen Erntedankfest typischerweise einen deutlichen Umsatzanstieg. Hochschulen und postsekundäre Bildungseinrichtungen konzentrieren sich auf das Herbst- und Wintersemester.

Implizit orientieren sich alle Aktivitäten im Unternehmen an diesem Fokus und diesem Rhythmus.

Governance-Rhythmen

Governance, also Leitung und Kontrolle, ist an die Berichterstattung und die formelle Einholung von Genehmigungen gebunden. Wir müssen die Dinge rechtzeitig fertigstellen, um berichten zu können. Wir müssen bis zum nächsten Zeitfenster für die formelle Genehmigung warten, um wesentliche Änderungen vornehmen zu können.

Entscheidungsrhythmen

Je nach Arbeitsebene können Entscheidungsrhythmen und Governance-Rhythmen ununterscheidbar sein. Eine andere Möglichkeit, über Ihre Entscheidungsrhythmen nachzudenken, besteht darin, zu untersuchen, wie Ihr Unternehmen eine getroffene Entscheidung abschließt.

Wenn Ihre Organisation Entscheidungen im Handumdrehen treffen muss, müssen Sie sich an den Entscheidungsrhythmus Ihrer Organisation anpassen.

Ausführungsrhythmen

Wir verknüpfen den Ausführungsrhythmus mit dem Geschäftsrhythmus. Der eindeutige Indikator ist die saisonale Geschäftsaktivität.

Bedenken Sie auch die Aufmerksamkeitsspanne Ihres Unternehmens. Ich habe schon erlebt, dass zweimal im Jahr ein mehrjähriger Fahrplan als brandneue Neuheit vorgestellt wurde. Keiner dieser Rollouts hatte einen Bezug zur Vergangenheit oder sprach über die Zukunft.

Starten Sie eine EA-Vorlagenbibliothek

Der fünfte Schritt nach Ihrer TOGAF-Zertifizierung ist die Entwicklung nützlicher Enterprise-Architektur-Vorlagen. Jede Unternehmensarchitektur ist Wissensproduktion. Vorlagen und Vorrichtungen verbessern die gesamte Produktion. Vorlagen helfen Ihnen, voranzukommen, indem sie die Anzahl zusätzlicher Entscheidungen reduzieren, die Sie treffen müssen.

Wir verwenden ständig drei Vorlagen

1. Problemstellung
2. Optionsdokument
3. Entscheidungsdokument

Vorlage für eine Problemstellung

In unserem Persönliches Kickstart-Programm, wir beginnen damit, zu verstehen, warum Sie im Raum sind. TOGAF Phase A beginnt mit einem Anfrage für Architekturarbeiten. Wir zielen beide auf die gleiche Herausforderung ab und konzentrieren Ihre Arbeit auf das vorliegende Problem.

Die möglichen Aufgaben in der Architektur sind vielfältig und umfassen die Unterstützung von Strategie, Portfolio, Projekt und Lösungsbereitstellung. Berücksichtigt man die Komplexität der Entscheidungszyklen, können die Aufgaben von der Unterstützung der Strategie bis hin zur Beantwortung von Implementierungsfragen für die Lösungsbereitstellung reichen.

Die Problemstellungsvorlage

• Welche Art von Problemraum?
• Wo stehen wir im Entscheidungszyklus?
• Wem helfen wir (Interessenvertreter / Sponsor / Umsetzer)?
• Was ist das schwierige Problem?
• Wann ist die Entscheidung erforderlich, um die Änderung durchzuführen?

Optionsdokument

Wenn wir Optionsdokumente erstellen, verwenden wir Buchstützen, um die schwierigen Fragen zu verdrängen. Ich bitte mein Team, zwei verschiedene Optionen zu finden und den Spielraum gnadenlos zu beseitigen. Mein Ziel ist es, die schwierige Entscheidung auf den Tisch zu bringen und die Diskussion dorthin zu lenken. Wir helfen niemandem, wenn wir die Optionen vertuschen.

Im Laufe der Jahre ist mir aufgefallen, dass die meisten der mittleren Optionen, die oft als realistischer dargestellt werden, weniger Vorteile und mehr Nachteile mit sich bringen als die Buchstützen.

Optionsdokumentvorlage

Option	Arbeiten Sie, um zu realisieren	Auswirkungen anderswo	Zu realisierendes Risiko (Unsicherheit)	Sorge Oder Kriterien zur Auswahl
Buchstütze 1
Diskrete Option (Vermeiden Sie wie die Pest)
Buchstütze 2

Entscheidungsdokument

Wir gestalten unsere Entscheidungsdokumente klar und verbindlich. Entfernen Sie abschwächende und richtungsweisende Formulierungen. Machen Sie deutlich, was entschieden wurde.

Vorlage für ein Entscheidungsdokument

Entscheidung	Problemraum Überprüfbare Entscheidungserklärung
Auswirkungen	Mit Implikationen können Sie hervorheben, wo die Entscheidung schmerzhaft ist oder wo es Einschränkungen im Umfang gibt Arbeiten zur Umsetzung Restliche Lücken, die die Entscheidungen offen ließen Neue Lücken durch die Entscheidung Einschränkungen bei Architektur/Design Einschränkungen bei der Umsetzung Betriebsbeschränkungen
Aufgeschobene Entscheidung	Zukünftige Entscheidungen Es empfiehlt sich, jede Entscheidung, die Sie nicht treffen müssen, aufzuschieben. So vermeiden Sie die Illusion von Sicherheit und halten sich möglichst viele Optionen offen.

Starten Sie eine Viewpoint-Bibliothek

Der sechste Schritt nach Ihrer TOGAF-Zertifizierung ist die Entwicklung einer Viewpoint-Bibliothek. In Ihrer TOGAF-Zertifizierung haben Sie gelernt, die Architektur im Kontext von Stakeholder-Anliegen mit Ansichten zu beschreiben. Wie die meisten Studierenden haben Sie sich Stakeholder, Anliegen, Ansicht und Standpunkt lange genug für die Prüfung gemerkt. Dann haben Sie angefangen, sie zu vergessen.

Ich sage es ganz offen: Wenn Sie die Architektur nicht im Kontext der Anliegen eines Stakeholders beschreiben können, können Sie nicht darauf vertrauen, dass Sie diese Anliegen berücksichtigt haben. Um es ganz klar zu sagen: Sie können kein Vertrauen haben.

Bauen Sie Ihren Standpunkt anhand der gemeinsamen Anliegen Ihrer Stakeholder auf. Sie werden wiederkehrende Kriterien für die Auswahl von Optionen verwenden. Kriterien wie strategische Ausrichtung, Machbarkeit, Veränderungsauswirkungen oder Resilienz. Wenn dies die üblichen Kriterien sind, lassen Sie den Architekten anhand dieser Kriterien beschreiben, bevor Sie sich an einen Stakeholder wenden.

Noch besser: Nutzen Sie die Ansichten, um Kompromisse zu erzielen. Gute Architekten beschränken Kompromissdiskussionen immer auf konkurrierende Kriterien.

Die TOGAF-Serienhandbuch für EA-Teamleiter behandelt die Entwicklung eines ersten Satzes von Unternehmensarchitekturansichten und eines Beispielsatzes von Anliegen. Wir haben einen Artikel über Entwicklung von Architekturansichten. Unser EA mit TOGAF und Navigate-Kurs Der Fokus der Übungen liegt auf Anliegen und Ansichten.

Schärfen Sie Ihre Fähigkeiten zum kritischen Denken

Der siebte Schritt nach Ihrer TOGAF-Zertifizierung ist die Verbesserung Ihrer kritischen Denkfähigkeiten. Qualitative Analysen und Empfehlungen sind das Wertvollste, was Sie leisten können. Um es mit den Worten eines meiner Lieblings-Stakeholder zu sagen: 'Schlampiges Denken gibt es gratis. Warum sollte ich dafür bezahlen?'

Kritisches Denken ist eine sorgfältige Beurteilung des Prozesses, der zur Urteilsbildung führt. Bewerten Sie die Prämisse. Prüfen Sie die Schritte zur Schlussfolgerung. Wenn die Prämisse gültig ist und die Schritte gültig sind, ist das Argument gültig. Die Schlussfolgerung ist wahrscheinlich gerechtfertigt. Wenn beide ungültig sind, können wir der Schlussfolgerung nicht vertrauen.

Wir wiederholen diese drei kostenlosen Programme zum kritischen Denken regelmäßig.

• Universität von Auckland Logisches und kritisches Denken
• EDX Kritisches Denken: Grundlagen guten Denkens
• Oxford Kritisches Denken für Anfänger

Beginnen Sie mit der Arbeit an den EA-Anwendungsfällen

Die acht Aufgaben nach Ihrer TOGAF-Zertifizierung bestehen darin, sinnvolle Architektur zu liefern. Sie sollten zielorientiert sein und Ihrem Organisationsrhythmus folgen. Sie sollten auch einfach etwas liefern.

Bei jeder Unternehmensarchitektur geht es um Veränderung. Jede Veränderung ist entweder disruptiv oder inkrementell.

Die häufigsten Anwendungsfälle für Unternehmensarchitektur Sind:

• Minimierung des Technologierisikos
• IT-Modernisierung
• Digitale Transformation oder Cloud-Transformation
• Rationalisierung des Anwendungsportfolios
• Akquisitionsintegration
• Sicherheitsarchitektur

Schauen Sie sich Ihr Unternehmen an. Werden diese Fragen bereits diskutiert? Oder noch besser: Können Sie sich vorstellen, dass in ein paar Wochen darüber nachgedacht wird? Beginnen Sie mit der Arbeit. Seien Sie bereit und liefern Sie eine nützliche Analyse (Denken Sie an die Produktivität – Sie müssen nur so viel Arbeit erledigen, dass die Analyse und Entscheidungsfindung unterstützt wird.)