Réalisez vos tâches d'évaluation (GTD) grâce à une gestion efficace du temps

Après votre certification TOGAF, la première chose à faire est de commencer par le commencement : apprendre à gérer efficacement son temps. Si vous y parvenez, vous aurez le temps de réaliser tout le reste, de poursuivre votre développement professionnel et de fournir continuellement une architecture d'entreprise performante.

La plupart des architectes d'entreprise affichent une productivité personnelle étonnamment faible. L'écart est énorme entre les meilleurs et la moyenne. Les architectes d'entreprise à forte productivité avec lesquels nous avons collaboré sont jusqu'à 50 fois plus productifs. Sérieusement, 50 fois plus.

Une équipe avec laquelle nous avons travaillé a mis deux ans à élaborer une ébauche de feuille de route. Ils ont multiplié les réunions. Ils ont dessiné des milliers d'images sur tableau blanc. Ils ont eu de nombreuses et enrichissantes conversations. Il leur a fallu deux ans pour réaliser ce que j'attends d'une de mes équipes en deux semaines.

Au bout de deux semaines, mon équipe serait au même point, avec une solution non testée à un problème complexe. Nous serions prêts à engager les parties prenantes dans des compromis détaillés face à des intérêts concurrents. La productivité serait 50 fois supérieure.

Il y a une différence entre le travail de mon équipe et l'initiative de deux ans. Mon équipe comprend qu'elle est conseillère et que son opinion et ses décisions sont importantes. n'ont pas d'importance. Nous devons amener notre travail au point où il est prêt pour les parties prenantes, puis les impliquer jusqu'à ce qu'elles décident, ou annoncent clairement, de reporter leur décision. L'équipe, qui a travaillé pendant deux ans, cherchait la réponse idéale. Voici un secret : il n'y a jamais de réponse idéale.

Pour obtenir une productivité 50 fois supérieure, vous devez

1. connais la question à laquelle tu dois répondre
2. sachez ce que vous devez apprendre pour répondre à la question
3. rassembler et analyser jusqu'à obtenir une réponse candidate
4. arrêter le travail

Nous utilisons trois techniques pour réaliser EA.

Tout d’abord, nous commençons par le produit du travail et effectuons une répartition du travail.

La répartition du travail est une liste de choses

Contient 100% du travail défini par la portée et capture tous les livrables
(Interne, Externe, Intérimaire)

Organise tous les livrables majeurs et mineurs dans une structure hiérarchique

Chaque niveau de décomposition contient 100% du travail du niveau parent

Utilise des noms, pas des verbes

Deuxièmement, nous suivons le travail à l'aide d'un modèle de production de connaissances Kanban. Cette répartition fournit une liste de produits d'activité. Commencez par le plus élémentaire et lancez-vous. Si vous l'avez, cochez-le. Sinon, vous n'effectuez ni la collecte ni l'analyse.

Troisièmement, surveillez rigoureusement votre temps de travail. Nous utilisons la technique Pomodoro : pendant une séance de travail de 25 minutes, évitez toute distraction.

Vous serez étonné de voir à quel point vous produisez lorsque vous commencez par la question, puis identifiez le travail pour y répondre et faites le travail.

Clarifiez l'objectif de la livraison de votre architecture d'entreprise

La deuxième chose à faire avec votre certification TOGAF est d’aligner votre travail sur la proposition de valeur de votre équipe EA.

Je sais qu'on vous a parlé de la Guide du chef d'équipe EA et le Guide du praticien. Ces documents indiquent que chaque équipe d'architecture d'entreprise peut fournir une architecture pour soutenir le développement de stratégie, la planification de portefeuille, la planification de projet ou la livraison de solutions. La question est de savoir où leurs sponsors et parties prenantes attendent d'eux qu'ils interviennent.

Je ne peux pas compter le nombre de fois où j'ai vu les architectes supposent qu'ils doivent travailler pour soutenir la fourniture de solutions tandis qu’ils privaient leur organisation de leadership directionnel.

Une fois que vous savez où travailler, organisez votre temps. Cherchez à créer de la valeur pour les parties prenantes, et non pour les exécutants. N'oubliez pas :, architectes d'entreprise servir les parties prenantes.

Gardez à l'esprit qu'il peut être facilement dix fois plus difficile de travailler sur une question de portefeuille équivalente qu'une question de stratégie. Chaque projet du portefeuille peut nécessiter autant de travail d'architecture que le portefeuille lui-même.

Si votre objectif principal est le portefeuille et votre objectif secondaire la livraison de solutions, vous consacrerez facilement 90% de votre temps à la livraison de solutions. Cependant, votre objectif principal est le portefeuille. Cela signifie que vous devez terminer toutes les tâches du portefeuille avant la livraison de solutions.

Développer des compétences en analyse d'architecture d'entreprise

La troisième étape après votre certification TOGAF est de renforcer la compétence clé du développement architectural. Les architectes d'entreprise gagnent leur vie en travaillant. C'est important. Nous gagnons notre vie en effectuant des analyses.

Les architectes d'entreprise ne gagnent pas leur vie grâce à leur expertise. Connaître la réponse ne prouve pas leur valeur. Je le répète donc une dernière fois : l'analyse est un métier qui gagne sa vie.

Vous devez explorer un système (une partie de votre entreprise). Lors de cette exploration, vous devez comprendre son fonctionnement et la cause de la déficience que vos parties prenantes souhaitent corriger. Vous devez ensuite développer la solution la moins intrusive possible pour y remédier. Cette solution devra tenir compte de multiples options, faits, influences et objectifs contradictoires.

Vous devrez guider vos parties prenantes à travers les choix et leurs implications.

Analyse, de haut en bas.

Vous devrez créer des modèles du monde réel, mettant en évidence la source du deuil et les leviers de changement. Votre analyse sera le fruit de l'expérimentation du modèle. Vous y intégrerez différents composants, différentes associations ou modifications de composants.

Je suppose que vos compétences actuelles en modélisation se limitent aux modèles explicatifs statiques en boîtes et en lignes. Il ne s'agit pas de matière analytique. Les modèles explicatifs sont les derniers artefacts produits.

Ce sujet est si vaste que nous y consacrons la majeure partie de notre formation EA. Consultez les exercices dans EA avec TOGAF et Navigate pour une introduction.

Apprenez votre cadence organisationnelle

La quatrième étape après votre certification TOGAF est d'apprendre à gérer le rythme de votre organisation. Votre organisation aura un rythme et un cycle normaux.

Utilisez les indices sur le fonctionnement de votre organisation :

• Quand a lieu votre conférence de vente ?
• Quand lancez-vous de nouveaux produits ?
• Quand ont lieu vos réunions du conseil d'administration ?
• Quand ont lieu vos réunions de direction hors site ?
• Si vous êtes coté en bourse, quand se terminent les trimestres et les années ?

Ils vous renseigneront sur ce qui motive votre cadence organisationnelle.

Rythmes d'affaires

Votre rythme d'activité stimule les changements externes. En Amérique du Nord, les organisations de consommateurs connaissent généralement une forte hausse de leurs ventes après Thanksgiving. Les universités et les établissements d'enseignement supérieur se concentrent sur leurs semestres d'automne et d'hiver.

Implicitement, toute l’activité de l’entreprise s’articule autour de cette focalisation et de ce rythme.

Rythmes de gouvernance

La gouvernance, ou direction et contrôle, est rythmée par la communication d'informations et la demande formelle d'autorisation. Nous devons terminer les tâches à temps pour la communication d'informations. Nous devons attendre la prochaine fenêtre d'autorisation formelle pour procéder à des changements importants.

Rythmes de décision

Selon votre niveau d'intervention, les rythmes décisionnels et les rythmes de gouvernance peuvent être indiscernables. Une autre façon d'appréhender vos rythmes décisionnels est d'analyser la manière dont votre organisation met en œuvre une décision.

Si votre organisation doit prendre des décisions au hasard, vous devez vous adapter au rythme de décision de votre organisation.

Rythmes d'exécution

Nous associons les rythmes d'exécution au rythme de l'activité. L'indicateur le plus évident est la saisonnalité de l'activité.

Gardez également à l'esprit la capacité d'attention de votre organisation. J'ai vu une feuille de route pluriannuelle être déployée deux fois par an, comme une nouveauté. Aucun de ces déploiements ne faisait référence au passé ni n'évoquait l'avenir.

Démarrer une bibliothèque de modèles EA

La cinquième étape après la certification TOGAF est de développer des modèles d'architecture d'entreprise utiles. Toute architecture d'entreprise est une production de connaissances. Les modèles et gabarits améliorent toute la production. Ils vous aident à progresser en réduisant le nombre de décisions inutiles à prendre.

Nous utilisons trois modèles tout le temps

1. Énoncé du problème
2. Document d'option
3. Document de décision

Modèle d'énoncé de problème

Dans notre Programme Kickstart personnel, nous commençons par comprendre pourquoi vous êtes dans la pièce. Démarrage de la phase A de TOGAF avec un Demande de travaux d'architecture. Nous visons tous deux le même défi, en concentrant votre travail sur la problématique en question.

Le potentiel de travail en architecture est suffisamment diversifié pour soutenir la stratégie, le portefeuille, les projets et la livraison de solutions. Si l'on ajoute à cela la complexité des cycles de décision, les missions peuvent être très variées, allant du soutien à la définition de la stratégie à la réponse à une question de mise en œuvre pour la livraison de solutions.

Le modèle d'énoncé du problème

• Quel type d'espace problématique ?
• Où en sommes-nous dans le cycle de décision ?
• Qui aidons-nous (partie prenante / sponsor / exécutant) ?
• Quel est le problème difficile ?
• Quand la décision est-elle nécessaire pour exécuter le changement ?

Document d'option

Lorsque nous rédigeons des documents d'options, nous utilisons des encadrements pour écarter les questions difficiles. Je demande à mon équipe de se retrouver face à deux choix différents et je supprime impitoyablement toute marge de manœuvre. Mon objectif est de mettre le choix difficile sur la table et d'orienter la discussion. Passer sous silence les choix ne sert à rien.

Au fil des années, j’ai remarqué que la plupart des options intermédiaires, souvent présentées comme plus réalistes, comportent moins d’avantages et plus de pénalités que les options intermédiaires.

Modèle de document d'option

Option	Travailler pour réaliser	Impacts ailleurs	Risque (incertitude) à réaliser	Préoccupation Ou critères de sélection
Serre-livres 1
Option discrète (A éviter comme la peste)
Serre-livres 2

Document de décision

Nous veillons à ce que nos documents de décision soient clairs et officiels. Éliminez les termes édulcorants et directifs. Soyez clair sur ce qui a été décidé.

Modèle de document de décision

Décision	Espace problématique Déclaration de décision testable
Implications	Les implications vous permettent de mettre en évidence les domaines dans lesquels la décision est douloureuse ou où il existe des limites de portée. Travaux à mettre en œuvre Lacunes résiduelles les décisions laissées ouvertes Nouvelles lacunes créées par la décision Contraintes en matière d'architecture/conception Contraintes de mise en œuvre Contraintes sur les opérations
Décision différée	Décisions futures Il est préférable de reporter toute décision superflue. Vous éviterez ainsi l'illusion de la certitude et garderez un maximum d'options ouvertes.

Démarrer une bibliothèque de points de vue

La sixième étape après la certification TOGAF est de développer une bibliothèque de points de vue. Lors de votre certification TOGAF, vous aurez appris à décrire l'architecture en tenant compte des préoccupations des parties prenantes et des points de vue. Comme la plupart des étudiants, vous vous souveniez suffisamment des parties prenantes, des préoccupations, des points de vue et des points de vue pour l'examen. Puis, vous avez commencé à les oublier.

Je vais être franc. Si vous ne pouvez pas décrire l'architecture dans le contexte des préoccupations d'une partie prenante, vous ne pouvez pas être sûr d'avoir répondu à ces préoccupations. Franchement, vous ne pouvez pas être sûr.

Construisez votre point de vue autour des préoccupations communes de vos parties prenantes. Des critères récurrents seront utilisés pour sélectionner les options, tels que l'alignement stratégique, la faisabilité, l'impact du changement ou la résilience. Si ces critères sont habituels, demandez à l'architecte de les décrire avant de contacter une partie prenante.

Mieux encore, utilisez les vues pour orienter les compromis. Les bons architectes limitent toujours les discussions sur les compromis à des critères concurrents.

Le Guide de la série TOGAF pour les chefs d'équipe EA aborde le développement d'un premier ensemble de vues d'architecture d'entreprise et un exemple de problématiques. Nous avons un article sur développer des vues d'architecture. Notre EA avec TOGAF et cours Navigate concentre les exercices sur les préoccupations et les points de vue.

Aiguisez votre esprit critique

La septième chose à faire après votre certification TOGAF est d'aiguiser votre esprit critique. Des analyses et des recommandations de qualité sont ce que vous pouvez apporter de plus précieux. Pour paraphraser l'un de mes intervenants préférés : ' Je peux obtenir une réflexion bâclée gratuitement. Pourquoi payerais-je pour cela ? '

La pensée critique consiste à évaluer attentivement le processus utilisé pour former un jugement. Évaluez la prémisse. Testez les étapes menant à la conclusion. Si la prémisse et les étapes sont valides, l'argument est valide. La conclusion est probablement justifiée. Si l'une ou l'autre est invalide, la conclusion ne peut être fiable.

Nous reprenons régulièrement ces trois programmes gratuits sur la pensée critique.

• Université d'Auckland Pensée logique et critique
• EDX Pensée critique : les fondamentaux d'un bon raisonnement
• Oxford Raisonnement critique pour débutants

Commencer à travailler sur les cas d'utilisation EA

Les huit choses à faire après votre certification TOGAF sont de commencer à fournir une architecture utile. Oui, vous devez être en phase avec votre objectif et suivre le rythme de votre organisation. Vous devez aussi simplement livrer quelque chose.

Toute architecture d'entreprise est synonyme de changement, qu'il soit disruptif ou progressif.

Le plus courant cas d'utilisation d'architecture d'entreprise sont:

• Atténuer les risques technologiques
• Modernisation des TI
• Transformation numérique ou transformation cloud
• Rationalisation du portefeuille d'applications
• Intégration des acquisitions
• Architecture de sécurité

Analysez votre organisation. Ces questions sont-elles prises en compte ? Mieux encore, pensez-vous qu'elles le seront dans quelques semaines ? Mettez-vous au travail. Soyez prêt à fournir une analyse pertinente.Gardez à l'esprit le point de productivité : vous n'avez besoin que de suffisamment de travail pour contribuer à l'analyse et à la prise de décision.)