Mejores prácticas para implementar herramientas de gestión de arquitectura empresarial

Mejores prácticas para implementar herramientas de arquitectura empresarial

Ahora que sabemos qué buscar en una excelente herramienta de arquitectura empresarial, podemos pasar a la etapa de implementación. Analicemos algunas prácticas recomendadas para implementar herramientas de arquitectura empresarial mientras se desarrollan equipos de arquitectura empresarial altamente funcionales.

1. Apoye sus casos de uso de arquitectura empresarial

Resulta alarmante la frecuencia con la que las personas compran herramientas sin considerar sus necesidades de modelado y análisis. Le recomendamos adquirir una herramienta que le ayude a analizar sus casos de uso de arquitectura empresarial y facilite cambios efectivos. Claro que el objetivo final es guiar un cambio efectivo, pero la pregunta es ¿qué tipo de cambio? Los casos de uso de arquitectura empresarial describen tipos de cambio. Por lo tanto, el primer paso es identificar y respaldar su caso de uso.

A continuación se presentan algunos de los casos prácticos de arquitectura empresarial:

• Caso de uso de cambio estratégico o disruptivo
• Caso de uso de cambio incremental
• Caso de uso de ejecución de estrategia de apoyo
• Caso de uso de apoyo al desarrollo y ejecución de carteras
• Caso de uso de apoyo a la ejecución del proyecto
• Caso de uso de entrega de soluciones de apoyo
• Mitigación del riesgo tecnológico
• Modernización de TI
• Transformación digital
• Transformación de la nube
• Integración de adquisiciones
• Arquitectura de seguridad
• Racionalización de la cartera de aplicaciones

¿Cuál de estos casos de uso describe mejor lo que el equipo de arquitectura empresarial de su organización pretende lograr? Recomendamos trabajar en retrospectiva desde los casos de uso principales, los requisitos de información, el modelo y las necesidades de análisis antes de elegir una herramienta de arquitectura empresarial. Si lo hace al revés, terminará comprando software costoso y preexistente que no se adapta a su equipo de arquitectura empresarial.

Defina y aclare sus casos de uso y determine las entradas de datos, los modelos y el análisis necesarios para respaldarlos. Interactúe con las partes interesadas, tanto de TI como de la empresa, para asegurar una comprensión completa de los requisitos funcionales, los desafíos y los objetivos del negocio. Involucre a su equipo de arquitectura empresarial y a los consumidores (partes interesadas e implementadores), ya que su servicio es diferente y podría requerir distintas funciones en su herramienta para satisfacer sus diversas expectativas.

Concéntrese en sus casos de uso principales e identifique los desafíos más relevantes y las áreas que requieren cambios. También debe confirmar que cuenta con las habilidades y capacidades del equipo de arquitectura empresarial para abordar los casos de uso. Desarrolle una justificación clara y cree una hoja de ruta para el trabajo y los resultados de la implementación de una herramienta de arquitectura empresarial.

Seamos francos. Nos han contratado para rescatar a varios equipos de arquitectura empresarial que adquirieron herramientas que no son compatibles con sus casos de uso de arquitectura empresarial. Desarrollando su equipo de arquitectura empresarial es crítico.

2. Pruebe las características clave

Su herramienta de arquitectura empresarial solo se justificará en función de la productividad de su equipo de EA y la calidad de su arquitectura empresarial. No se base en características o resultados aleatorios sugeridos por un proveedor. Asegúrese de utilizar un enfoque riguroso basado en casos de uso para determinar si pueden mostrar sus herramientas en el contexto de su caso de uso. Realice una investigación exhaustiva para seleccionar proveedores cuyas capacidades principales se alineen con los casos de uso de las organizaciones.

Debe comunicar los requisitos documentados del programa de arquitectura empresarial a los proveedores de las herramientas de arquitectura empresarial. Preste especial atención al soporte directo para sus casos de uso específicos. Para obtener una evaluación precisa de las características y funcionalidades que ofrece la herramienta, programe una demostración en su organización y asegúrese de que todas las partes interesadas relevantes estén presentes. La presencia y participación de las partes interesadas es importante para obtener retroalimentación y para que el proveedor pueda responder a preguntas adicionales sobre cada área de capacidad. Asegúrese de considerar la entrada de datos y la generación de informes en su evaluación.

3. Modelo por Proyecto

Debes desarrollar tu modelo de arquitectura empresarial poco a poco y evitar caer víctima de la gratificación instantánea. Marco TOGAF Líder de la industria y uno de mis favoritos, refuerza las mejores prácticas en proyectos de desarrollo de arquitectura empresarial. Es necesario contratar especialistas (consultores o proveedores) para la implementación y sentar las bases del programa de arquitectura empresarial. A medida que desarrolla su modelo, asegúrese de desarrollar también la gestión y la gobernanza de datos. Esto se traducirá en mejoras a largo plazo en la eficiencia interna y operativa.

No se pierda en las posibles funciones de la herramienta, especialmente si se basa en un caso de uso que no es fundamental para su equipo de arquitectura empresarial. Centrarse demasiado en las posibles funciones de la herramienta puede suponer el fracaso de su equipo. En su lugar, recomendamos ofrecer casos de uso que interesen a las partes interesadas. Piense en una arquitectura empresarial integral, es decir, desde la gestión de procesos, pasando por el modelado de datos de negocio, hasta la creación de un repositorio para procesar los sistemas de información de la organización.

El primer paso es analizar su proceso, desde la recopilación de información hasta el análisis, el soporte de decisiones y la gobernanza de la implementación. En segundo lugar, analice cómo encaja su herramienta de arquitectura empresarial. Evite la personalización prematura. Cuanto más utilice la herramienta, más acelerará el desarrollo de la arquitectura y mejorará la calidad de su arquitectura empresarial. No personalice antes de que sea necesario. En su lugar, aprenda los componentes principales del software y a usar un modelo y análisis basado en datos. A largo plazo, esta práctica da sus frutos al incorporar nuevo personal y reduce eficazmente el tiempo dedicado a su actualización.

Aproveche la experiencia de consultoría del proveedor para la implementación y aproveche las mejores prácticas de arquitectura y los conocimientos fundamentales de arquitectura empresarial en su conjunto, no solo los conocimientos especializados. Utilice un enfoque gradual para aprender a gestionar el trabajo arquitectónico y dónde integrarlo. Céntrese en algunos casos de uso básicos al principio y luego aumente gradualmente la complejidad. Asegúrese de implementar los componentes fundamentales antes de añadir más funciones. Asegúrese de que la estructura y los procesos de la arquitectura empresarial estén implementados antes de escalar los modelos. Esto implica definir roles y evaluar los niveles de riesgo en cada área.

4. Desarrollar habilidades de arquitectura empresarial (dedicar recursos a impulsar la eficacia de las herramientas de arquitectura empresarial)

Los modelos deficientes son simplemente eso, ¡deficientes! Los modelos eficaces requieren comprender cómo representar las cosas. Necesitará capacitación sobre las características de la herramienta de arquitectura empresarial (cómo usarla) y el modelado (selección del tipo de modelo, integración con/separación de un modelo empresarial). También necesitará capacitación en análisis y experimentación con los modelos. Es posible que deba incorporar habilidades especializadas para que sus arquitectos puedan desempeñar sus funciones, es decir, realizar análisis basados en inquietudes, preferencias y restricciones, experimentar con el modelo e interactuar con las partes interesadas.

Desarrollar capacidades y habilidades fundamentales de arquitectura empresarial basada en datos entre los usuarios finales, como los arquitectos empresariales, para impulsar el aprendizaje. Estas habilidades son transferibles de una herramienta a otra. Aprovechar los cursos en línea y presenciales disponibles y profundizar la comprensión de la herramienta por parte del equipo para ampliar el metamodelo posteriormente. Proponemos asignar equipos de recursos para impulsar la integración y la adopción de la herramienta. Este equipo puede ser interno y guiar y gestionar el modelado desde el principio.

Aumentar progresivamente la capacitación del personal y promover la formación continua desde el principio. Esto es importante porque debemos trabajar en un ciclo continuo de mejora y asegurarnos de que el proveedor facilite esta iniciativa. Garantizar formación adicional para los usuarios y crear un repositorio más estructurado. Una herramienta de arquitectura empresarial eficiente es fácil de implementar y ofrece una gran flexibilidad. Sin embargo, esto conlleva el reto de saber exactamente qué se quiere hacer con ella y cómo proceder. Esto significa que cualquier herramienta de arquitectura empresarial requiere un alto nivel de madurez, disciplina y experiencia por parte de los equipos que la utilizan.

5. Evite la sobrecarga de datos

Las herramientas de arquitectura empresarial a veces pueden estar inundadas de datos. Asegúrese de que los datos de todos los departamentos estén separados y almacenados por separado. Su organización cambia constantemente, y esto es inevitable. En un par de años, podría cambiar el nombre de sus departamentos o añadir y desmantelar infraestructura. Cuantos más datos físicos detallados se carguen, menos herramientas de arquitectura tendrá. Minimice los datos utilizados por la herramienta de arquitectura empresarial a lo estrictamente necesario. De lo contrario, se encontrará creando un monstruo de datos.

TOGAF Menciones en los primeros pasos de Fases B, C y D Necesita determinar los modelos necesarios. Sus casos de uso determinarán los modelos que necesita su organización, y cualquier otra cosa innecesaria es una distracción. Los modelos tienen un propósito fundamental desde su inicio: simplificar y comprender la interacción. Minimice la entrada de datos de modelado, introduciendo únicamente los necesarios para el proyecto. Nunca migre datos de sistemas existentes a la plataforma de arquitectura empresarial; en su lugar, recomendamos la recolección selectiva de datos según el proyecto de arquitectura. Mantenga todo lógico durante el mayor tiempo posible. Los modelos lógicos han demostrado su resistencia al paso del tiempo y rara vez cambian. Lo que suele cambiar son sus atributos.

6. Evitar la integración

Las integraciones suelen llevarte al mundo físico y empezar a replicar otra información. En el momento en que tu modelo se convierte poco a poco en una réplica del mapa físico, estás construyendo un gemelo digital en lugar de un modelo de arquitectura empresarial. Incluso si tienes un caso de uso acorde con la racionalización de la aplicación, no es necesario un recuento detallado de instancias ni modelos de precios. Cada sistema de la organización está diseñado para un propósito específico, por ejemplo, gestión de activos, contabilidad de costes y operaciones de TI, entre otros, y si este propósito no se alinea con el de la arquitectura empresarial, los datos no se alinearán correctamente. Necesitas tener absoluta claridad de que tus casos de uso se alinean con los datos de otros repositorios.

Muchos proveedores de software hablan con entusiasmo sobre sus integraciones, pero casi siempre se centran en dos casos de uso a nivel de ejecución de proyectos: la racionalización de aplicaciones y la modernización de la infraestructura de TI. Explican con pasión la planificación detallada de proyectos, pero lamentamos que esto no sea arquitectura empresarial. El objetivo de los equipos de arquitectura empresarial es guiar cambios efectivos en línea con los casos de uso de las partes interesadas. Si el equipo no puede lograrlo, se cierra o se reemplaza. Tenga cuidado con la integración de datos, ya que la mayoría de los casos de uso suelen verse perjudicados por el ruido de datos y la distracción de las integraciones.

Le recomendamos que nunca integre su herramienta de arquitectura empresarial con un sistema de gestión de activos, una base de datos de gestión de configuración (CMDB), una herramienta de gestión de código fuente o con una herramienta de gestión de cambios.